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Les bases de la comptabilité en freelance

Mal gérer sa comptabilité en freelance peut avoir de graves conséquences sur votre activité. Dans cet article, on vous explique les bases de la comptabilité du travailleur indépendant pour mieux comprendre vos obligations et éviter les erreurs de débutants.

Les deux types de comptabilité

Il existe deux types de comptabilité en freelance : la comptabilité simplifiée et la comptabilité réelle.

La comptabilité simplifiée

Si vous êtes auto-entrepreneur, vous êtes en comptabilité simplifiée. Pour vous simplifier la vie, l’administration considère que vous dépensez environ 25% de votre chiffre d’affaires en charges. Vous n’avez donc pas besoin de répertorier vos charges et de les déduire de votre chiffre d’affaires. Il suffit d’appliquer le pourcentage fixé par l’administration.

La comptabilité réelle

Si vous changez de statut, vous passerez en comptabilité réelle. C’est là que la comptabilité en freelance nécessite un peu de gymnastique intellectuelle. Pas d’inquiétude, le fonctionnement d’une société est assez simple. Il y a l’argent qui rentre, et l’argent qui sort.

L’argent qui rentre

Gagner de l’argent, c’est le but d’une entreprise. Pour cela, vous réalisez des missions pour le compte de vos clients. Vous éditez des factures au nom de votre société, vous recevez l’argent sur le compte bancaire de l’entreprise et vous collectez de la TVA sur vos prestations de service.

L’argent qui sort

Ce sont les frais, les impôts et les cotisations dont vous allez devoir vous acquitter dans l’exercice de votre activité. Voici le détail de chacune de ces charges que vous devez prendre en considération dans la gestion comptable de votre activité.

Les frais

  • Les loyers : cela peut être votre espace de coworking ou votre loyer d’habitation. Attention en revanche à faire une distinction claire entre ce qui relève de votre vie privée et de votre vie pro. Par exemple, si vous utilisez une pièce de votre appart comme bureau, vous pouvez considérer que vous utilisez 10m² de vos 50m² pour votre activité professionnelle. Vous pourrez donc entrer 1/5  du loyer que vous payez tous les mois dans vos charges.
  • Les frais de restaurant, cafés et conférences : pour des clients uniquement et à des fins de prospection commerciale !
  • Les frais de déplacement (train, avion) : idem, pour aller voir un client et pas pour vos vacances ! Vous pouvez également prendre une voiture en leasing uniquement si vous l’utilisez à des fins professionnelles.

Justifier ses notes de frais : Pour vous éviter trop de prises de tête, assurez-vous de bien obtenir des factures pour chacune de vos charges (téléphone, déplacements et ainsi de suite) et de les intégrer à votre comptabilité. “Il vous faut faire des notes de frais claires et complètes, faire les justifications au nom de l’entreprise pour pouvoir déduire la TVA, et les conserver” rappelle Nicolas Quero.

Attention aux déjeuners professionnels. Une note ne suffira pas :  il faut demander une facture avec le détail de la TVA, sans ça on ne peut pas la déduire. Idéalement, il faut marquer le nom de l’invité pour pouvoir prouver en cas de contrôle que la dépense a été engagée pour le compte de l’entreprise.

Les impôts

  • La TVA :  que vous reversez mensuellement ou trimestriellement aux impôts.
  • L’impôt sur les sociétés : Une fois toutes ces charges déduites de vos entrées d’argent (frais + TVA), vous avez votre résultat avant impôt. Vous devez vous acquitter de l’impôt sur les sociétés à partir de ce montant.
  • Prélèvements sociaux sur les dividendes : Si  votre statut le permet et que vous décidez de vous verser des dividendes, vous devrez vous acquitter des prélèvements sociaux sur celles-ci.

Les cotisations patronales et sociales

  • Cotisations patronales : Prenons l’exemple d’une SAS. Vous cotisez au régime général. Vous allez donc cotiser en tant qu’entreprise pour le salaire de votre employé (qui s’avère être vous-même), à hauteur de 54 % de la rémunération nette de “votre employé”, ce sont les cotisations patronales.
  • Cotisations sociales : De l’autre côté, en tant qu’employé, vous allez payer 28% de cotisations sociales qui seront déduites automatiquement de votre salaire brut. Ces cotisations sont calculées et payées trimestriellement sur la base des trois mois passés.
  • Exemple : Si vous ne vous versez rien, vous ne payez rien. Si vous vous versez 1000€ net, votre société va payer 540€ de charges patronales et vous, en tant qu’employé, payerez 280€ en cotisations sociales. Le coût total d’une rémunération de 1 000€ net sera donc de 1820€.

Les outils qu’il faut

Si ça ne vous gêne pas de passer du temps à gérer votre comptabilité en freelance, il existe de nombreux services en ligne qui simplifient sa tenue. Pour Nicolas Quero, cette solution peu coûteuse est une alternative intéressante si vous êtes structuré, rigoureux et que vous avez déjà des bases de comptabilité. Sinon, le mieux est de faire appel à un expert comptable, cela vous évitera quelques migraines !

La référence pour suivre sa comptabilité c’est l’appli anglophone Wave. Elle permet d’envoyer des factures, de suivre les paiements des clients et clientes, de scanner ses reçus, de synchroniser ses comptes en banque pour estimer l’évolution de la trésorerie. Et c’est gratuit ! Vous ne payez que si vous utilisez l’option paiement par carte bancaire qui permet à vos clients de vous payer plus facilement et rapidement.

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